Jak w prosty sposób przygotować grafik pracy?

Co powinien zawierać dobry grafik pracy?

Podstawowym zadaniem grafiku pracy jest zaplanowanie pracy dla jednego bądź większej liczby pracowników. Co ważne, dobry grafik powinien uwzględniać kilka elementów:

- łatwo można odczytać liczbę dni przepracowanych przez osobę ujętą w grafiku;

- godziny pracy, czyli czas rozpoczęcia oraz zakończenia pracy;

- urlopy, jeśli są zaplanowane;

- wymiar czasy pracy pracownika;

- dni wolne.

Układając grafik, powinno się również pamiętać o kilku dodatkowych rzeczach, wynikających z Kodeksu pracy, np.: jeśli pracownik pracuje w niedziele, raz na cztery tygodnie, jedna niedziela musi być dla niego dniem wolnym od pracy. Oczywiście, niektóre elementy, takie jak godziny pracy, są zależne od struktury firmy i należy je odpowiednio ująć w grafiku.

Jak w prosty sposób przygotować grafik pracy — kilka porad

Wydaje się, że przygotowanie grafiku pracy nie jest trudnym zadaniem. Z tego powodu wiele osób decyduje się na sporządzenie takiego dokumentu samodzielnie. Jednak w przypadku większej liczby pracowników, teoretycznie proste zadanie, potrafi przerosnąć, nawet najwytrwalsze osoby. Jeśli chcemy przygotować dobry grafik, warto skorzystać z kilku porad, dzięki którym to zadanie stanie się zdecydowanie łatwiejsze.

Na początek warto pamiętać, aby nie przygotowywać grafiku, rysując go ręcznie na zwykłej kartce. Tego typu metoda jest prymitywna i nie wybacza błędów, a jej jedyną zaletą jest to, że jest tania. Przygotowując grafik, warto pamiętać o jego optymalizacji, co oznacza dbanie o ilość zawartych w nim informacji. Jeśli będzie ich zbyt dużo, osoby poszukujące na nim konkretnych informacji się w takim grafiku zagubią, a jeśli będzie ich za mało, to nie uzyskają potrzebnych danych. 

Do stworzenia grafiku można wykorzystać oprogramowanie ERP, jednak praktycznie w każdym programie tego typu moduł, jest płatny i wymaga trochę bardziej zaawansowanej znajomości obsługi komputera. Nie warto robić grafiku w Wordzie, skoro jest program stworzony typowo do tabelek. Możemy zakupić specjalne druczki do wypełnienia grafiku pracy, jednak w dalszym ciągu wymaga to od nas dużej ilości ręcznego pisania i uzupełniania, co w perspektywie oznacza dużą liczbę błędów. Nie bójmy się korzystać z Excel'a, ten program jest zdecydowanie najlepszym narzędziem do tego, aby przygotować dobry i czytelny grafik.

Na koniec warto pamiętać o najważniejszej poradzie, czyli korzystaniu z doświadczenia i wiedzy innych osób, dzięki temu unikniemy potencjalnych błędów, jakie mogą się przydarzyć, podczas tworzenia grafiku.

Dlaczego warto postawić na Excela, przy tworzeniu grafiku pracy?

Bardzo często mając na myśli Excel, wiele osób myśli o płatnym programie, dużej amerykańskiej korporacji, warto jednak pamiętać, że na rynku istnieją również równie zaawansowane darmowe jego odpowiedniki.

Excel jest świetnym narzędziem to robienia praktycznie każdej rzeczy związanej z tabelkami, wykresami lub innymi podobnymi dokumentami. Wynika to przede wszystkim z tego, że w programie można zastosować tzw. formuły dzięki którym, potrzebne wartości mogą się wyliczać automatycznie, przy jednoczesnym zachowaniu logicznego ciągu.

Excel ma jeszcze jedną bardzo dużą zaletę, można wykorzystać w nim gotowe już wzory na dokumenty, takie jak np.: grafik pracy lub rejestracja czasu pracy. Wiele z bardzo dobrych, a jednocześnie darmowych wzorów można znaleźć pod tym linkiem: https://inewi.pl/Grafik-Pracy-Darmowy-Wzor-Excel.

Proste dokumenty z czasem okazują się znacznie trudniejsze to stworzenia, niż się nam na początku wydawało. Jednym z takich dokumentów jest grafik pracy, który musi zawierać niezbędne informacje. Nie trzeba jednak myśleć nad jego konstrukcją samemu. Warto skorzystać z gotowych szablonów, dzięki czemu nie będziemy musieli martwić się o to, że przegapimy coś ważnego, przez co kilka godzin naszej pracy, będzie trzeba wyrzucić do kosza.